Manager restauracji. Kogo wybrać?

Opublikowano: 14-01-2018

Jaki powinien być i za co odpowiadać manager restauracji? Czy w strukturze organizacyjnej jest nad szefem kuchni, czy może zaplecze kuchenne to strefa dla niego zakazana? Czy do jego obowiązków należy sprzedaż i marketing, czy może to zadanie dla kogoś innego? A co z odpowiedzialnością za mienie i jak go rozliczać? 

Anonse o pracę – radosna twórczość 

Jest takie polskie powiedzenie: „od Sasa do Lasa”, co w dużym uproszczeniu oznacza niezdecydowanie. I takie właśnie określenie nasuwa się bardzo często podczas czytania ogłoszeń o pracę inwestorów, szukających managerów do swoich lokali. Stawiane oczekiwania momentami się wykluczają (młodość i wieloletnie doświadczenie), ale przede wszystkim wykazują brak jednoznacznej odpowiedzi na pytanie: co ma właściwie ów manager w lokalu robić? Sprzedawać, czy zarządzać? A może jedno i drugie? Zanim rozpocznie się poszukiwania odpowiedniego człowieka, któremu powierzymy swój biznes, warto wnikliwie zastanowić się, jakie cele postawimy pracownikowi, który musi mieć naprawdę wiele kompetencji.

Dobry sprzedawca z wynikami

Najlepsi przedstawiciele handlowi w branży gastronomicznej zarabiają niemało, otrzymują auto i cały arsenał niezbędnych akcesoriów. Jadą w świat, by go spektakularnie podbić dla marki. Każdą godzinę swojej pracy wykorzystują, by w jakiś sposób uwieść klienta i wzbudzić jego chęć do współpracy. A co ma manager? Ma do rozliczenia godziny pracy wielu ludzi, bieżącą weryfikację systemu gastronomicznego, nadzór nad inwentaryzacją, odpowiedzi na maile, przygotowanie ofert na zapytania, złożenie zamówienia w hurtowniach, uzupełnienie braków w sprzęcie i zastawie, wprowadzenie faktur do systemu, wymyślenie reklamy i dopilnowanie jej emisji, rekrutację, bo personel migruje, obserwowanie konkurencji, wymyślanie wydarzeń, które ściągną ludzi, rozwiązywanie wielu problemów, jak choćby takich, gdy zabrakło sprzętu na imprezę i trzeba natychmiast pożyczyć, np. z GMS, marchew przyjechała zgniła, zabrakło gotówki na zapłatę dostawcy, a ten nie godzi się na przelew, nie przyszła pani na zmywak i nie odbiera telefonu, księgowa mówi, że tak opisanych dokumentów nie przyjmie, właściciel uprzedza, że dziś przyjdzie ze znajomymi i ma być „na tip-top”, przecieka rura od klimatyzacji i gdzieś zniknął klucz od magazynu z napojami. A! Trzeba szybko wstawić coś na Facebooka. Każdy manager teraz prychnie pod nosem i powie, że to tylko fragment codzienności, a zadań jest zdecydowanie więcej. Czy zatem taki manager ma szansę na dobre wyniki sprzedaży? Otóż mimo wszystko odpowiedź jest jedna: tak. Ale…

Kreatywny wizjoner z polotem

Za najlepszymi akcjami promocyjnymi stoi z reguły sztab fachowców, a wśród nich są osoby, których zadaniem jest… dumanie. Wymyślają kreacje marketingowe, pracują nad PR-em danej marki i mają z reguły do pomocy innych profesjonalistów. Tymczasem od managera wymaga się, by „jakoś wymyślił”, żeby goście tłumnie odwiedzali lokal i sami z siebie zostawiali w Internecie pozytywne opinie, które nakręcą spiralę powodzenia. To przecież ten sam manager, który właśnie dzwoni do właściciela, żeby z nim ustalić, kto i kiedy odetka kanalizację, wykłóca się z kontrahentem o darmowe standy na stoły i ma wrażenie, że barman „kombinuje lewiznę”. Czy tu jest miejsce na kreatywność? Czy właściciel, widząc swojego managera wpatrzonego w sufit wyjdzie na paluszkach z biura, pozwalając mu dokończyć fantastyczną wizję? I czy znajdą się pieniądze na realizację opracowanych kampanii? Rzeczywistość bywa czarno – biała. Goście mają być, ale czasu i budżetu na ich pozyskanie z reguły brakuje. Czy zatem od zatrudnionego managera możemy oczekiwać, że zajmie się reklamą lokalu? Tak, ale i tu są pewne zasady, o których warto wiedzieć.

Niekwestionowany lider zarządzania 

Zarządzanie zespołem silnych osobowości to zadanie dla wykwalifikowanych, doświadczonych wojowników, którzy mają tak intuicję, jak i wszystkie poradniki w jednym paluszku. Raz zganić, dwa razy pochwalić, zwolnić z hukiem dla przykładu, wyróżnić i pochwalić przed audytorium, zbudować jasny i dobry system motywacyjny – to tylko kilka z setek pomysłów. A w restauracji zawsze są mocne jednostki, wśród których rzecz jasna na pozycję lidera z reguły wysuwa się szef kuchni. Trudno się dziwić, ale i on powinien podlegać managerowi na płaszczyźnie ogólnie pojętego życia lokalu. Przyjaciele redakcji Portalu Newsgastro.pl z wypożyczalni gastronomicznej Gastro Magic Service, którzy mają bezpośredni kontakt z zespołami restauracji w całej Polsce, często na własne oczy przekonują się, że manager bywa niestety zdeklasowany do roli np. „odpowiadacza na maile”. A taka sytuacja to często wyrok na rentowne funkcjonowanie lokalu. Jak zatem zbudować schemat organizacyjny, by manager realnie zarządzał tak skomplikowaną maszyną, jaką jest restauracja? 

Synonimem managera jest premier?

Czas zatem na odpowiedzi. Inwestor powinien udzielić ich sobie zdecydowanie przez tworzeniem anonsu o pracę. Kto ma faktycznie „rządzić” lokalem? Właściciel, któremu podlegają na równych zasadach manager i szef kuchni? Czy może manager, który jest na szczycie piramidy i ma pod sobą zespół kuchni, zespół kelnersko – barmański i inne jednostki organizacyjne, zależne od stopnia rozbudowania miejsca. Ustalenie tej kwestii pozwoli uniknąć późniejszych tarć, ale bez względu na wybór opcji – manager powinien mieć rozległą wiedzę na temat pracy restauracji. Nie musi umieć gotować, ale musi koniecznie wiedzieć, jak liczyć food cost i all cost i być mocnym wsparciem w tej kwestii dla szefa kuchni. Bez tego może wypuścić kartę menu sezonową lub ofertę dla grupy, która jest źle skalkulowana i nie przyniesie zysku, doprowadzi do wewnętrznej konkurencji dań, przyczyni się do mniejszej wydajności kuchni i nie przewidzi zbyt wielu resztek. Kolejną mocną kompetencją managera jest świadoma promocja lokalu. Nie musi być copywriterem i grafikiem, ale powinien mieć sto pomysłów na każdą okoliczność. Nikt lepiej niż manager nie zna lokalu, jego możliwości, lokalnej konkurencji, sympatii potencjalnych gości. Takie czynności, jak prowadzenie social media, kontakt z mediami, próby nawiązania współpracy z lokalnym biznesem, ofertowanie w celu pozyskania grup to płaszczyzny, którymi dobry manager po prostu musi się zająć. Ale planowanie kampanii, wychodzenie dalej po klientów lub ratowanie tonącego okrętu – to zdecydowanie zadania dla specjalistów i dobrze, kiedy manager wie, gdzie takich znaleźć. Idealną opcją jest, kiedy lokal współpracuje z freelancerem, który wspiera PR i marketing, dzięki czemu manager ma fachowe wsparcie w tak ważnej kwestii, jaką jest mądra i celowa reklama. Do umiejętności liczenia i dbania o wizerunek dojść musi tak zwane „trzecie oko” – czyli intuicja. Manager odpowiada bowiem za rekrutację, ale w gastronomii niestety nietrudno o nieuczciwość. Ale intuicja przydaje się także w sytuacjach kryzysowych np. z niezadowolonym, czy agresywnym gościem. Bywają sytuacje, kiedy nie zgadza się saldo lub inwentaryzacja wykazała ogromne superaty. Manager musi wiedzieć, gdzie i jak szukać przyczyny problemu i wiedzieć, że są profesjonaliści, którzy mają wypracowane procedury na rozwiązanie każdej sytuacji. Co jeszcze? Naprawdę wiele… zmysł estetyczny, umiejętność prowadzenia rozmów handlowych, nienaganna postawa w każdej sytuacji, mocna ręka itd. Ale warto pamiętać, że w dobrze zorganizowanej restauracji manager jest niczym premier. To on dobiera sobie „ministrów” – specjalistów, doskonale znających swoją profesję. Jeśli pozwolimy, by nakreślił nam plan działania i damy wolną rękę w doborze pomocników – z pewnością nie zawiedzie. 

Dobry manager kosztuje

Stawka zależy oczywiście od miasta i kwalifikacji. Warto się jednak zastanowić, czy jej wysokość powinna zależeć od obrotu? Stała plus premia to dobry pomysł za tak złożoną pracę? Jaki wpływ ma tak zajęty człowiek na ostateczną cyfrę? Odpowiedź nie jest prosta i zależy od tego, czy damy managerowi budżet na promocję, pozwolimy na współpracę z fachowcami przez niego wybranymi i zaufamy jego kompetencjom. Jeśli tak – premia uznaniowa jest zdecydowanie uzasadniona. Jeśli jednak właściciel żąda wiele, a nie daje narzędzi – trudno o efekty i premia jest tak naprawdę losem na loterii. Podobnie sprawa wygląda z odpowiedzialnością materialną. Bo dlaczego manager ma płacić za straty na magazynie, skoro nie jest przełożonym kucharzy? Jeśli zatem sam może obsadzić kluczowe stanowiska i ma rzeczywiste przełożenie na jakość pracy – realnie odpowiada za mienie. Tak, czy inaczej: dobry manager buduje sobie tak zespół, by najbardziej zaufanym osobom delegować zadania i czujnie obserwować pracę lokalu jako całości. To jedna maszyna, której jest kapitanem i każdy trybik jest tu tak samo ważny. 

Dziękujemy Gastro Magic Service za podzielenie się swoimi obserwacjami!