Własna kawiarnia krok po kroku

Opublikowano: 09-08-2018

1. Lokalizacja

Dobrze przemyślane i mocno zweryfikowane miejsce, gdzie chcemy otworzyć kawiarnię jest jedną z kluczowych spraw i należy ją naprawdę solidnie przemyśleć. Bo o ile do dobrej restauracji goście są gotowi pojechać daleko za miasto, to dla kawy i ciasta mają prawo nie chcieć aż tak się poświęcać. Kawiarnia powinna być „pod ręką” czyli w drodze do pracy, na osiedlu, przy centrum handlowym. Ważne są też takie sprawy, jak parking, konkurencja w promieniu do pół godziny spaceru i sąsiedztwo. Pobyt w kawiarni to czas relaksu, który ciężko będzie zaznać np. przy zakładzie mechanicznym. Lokalizacja jest pierwszym etapem i należy poświęcić mu maksymalną uwagę.

2. Dokumentacja

Pierwszym krokiem jest oczywiście założenie działalności gospodarczej, a w ślad za tym należy zgłębić wiedzę na temat wymagań i obostrzeń związanych z prowadzeniem kawiarni. Choć Internet jest bogatym źródłem informacji, naprawdę warto skorzystać z pomocy specjalisty. Doradca gastronomiczny zna wszystkie przepisy i pomoże sprawnie przez nie przejść. Co ważne, w tym względzie można też liczyć na pomoc firmy, która wyposaży kawiarnię w sprzęt gastronomiczny. To są z reguły fachowcy, znający bardzo dobrze tematykę, a ich doradztwo najpewniej będzie wliczone w cenę zrobionych zakupów.

3. Budżet

Nie ważne, czy uruchamiamy kawiarnię ze środków własnych, czy posiłkując się kredytem – zawsze trzeba przygotować biznes plan ze szczegółowym budżetem. Nawet niewielki, 40-metrowy lokal potrzebuje licznych sprzętów, urządzeń, porcelany, szkła, sztućców i innego asortymentu. Sprawa nie jest prosta i choć i w tej kwestii można się przygotować samodzielnie – warto skorzystać z pomocy ekspertów. Trzeba też pamiętać, że wybór mebli i sprzętu jest najczęściej powiązany z wymogami Sanepidu. A każdy błąd trzeba będzie naprawić zanim otrzyma się pozwolenie na uruchomienie kawiarni. 

4. Koncepcja

W dużych miastach panuje spora konkurencja w branży i nie wszystkie kawiarnie cieszą się popularnością. W małych miejscowościach z kolei często nie ma jeszcze wypracowanej kultury picia kawy „na mieście”. Dlatego trzeba popracować nad konceptem i tak przygotować ofertę, by zyskała jak najwięcej sympatyków. Najważniejsza jest kawa, ale dobrze jest pamiętać o osobach z nietolerancjami pokarmowymi i zaproponować mleko bez laktozy, czy sojowe. Kawiarnia to miejsce dla dzieci – menu powinno być w takim razie również skoncentrowane na najmłodszych. Napoje to oczywiście nie wszystko i trzeba pomyśleć nad deserami. Lody, ciasta, pucharki z deserami – to wszystko powinno być tak przemyślane, by zachować jedną, spójną linię. Dzięki temu z czasem goście przyswoją sobie, ze właśnie u nas zjedzą świeże ciasto bezglutenowe i naturalne lody. Lub ogromne desery w świetnej cenie. Każdy pomysł jest tak naprawdę dobry, ważne by został wcześniej przemyślany, czy sprawdzi się w danej lokalizacji.

5. Pracownicy

Skompletowanie lojalnej załogi w tych czasach nie jest sprawą prostą i wymaga nie mniejszej uwagi niż wcześniej poruszane kwestie. Potrzebny będzie z pewnością manager, który zajmie się zamówieniami, inwentaryzacjami, rozliczeniem pracowników, wprowadzaniem do systemu promocji, wymyślaniem akcji marketingowych, reagowaniem na sytuacje trudne, współpracą ze wszystkimi kontrahentami. Oczywiście może się tym zająć sam właściciel. Liczba pracowników zależy od tego, jak duża będzie kawiarnia, ale grafik powinien przygotować specjalista, który zna specyfikę pracy tego typu lokalu. Tylko tak można zapewnić prawidłową obsługę gości i nie generowanie zbyt dużych kosztów pracowniczych. 

6. Koncesja

Nie w każdej kawiarni musi być w ofercie alkohol, ale wino, czy koktajl do deseru jest dobrym pomysłem. Aby otrzymać koncesję na jego sprzedaż należy przejść przez niełatwą drogę formalności w urzędzie i dysponować gotówką. Warto pamiętać, że „jest to najbardziej rygorystyczne pozwolenie na działalność gospodarczą, która dotyczy przedsięwzięć, mających szczególne znaczenie dla bezpieczeństwa państwa lub obywateli albo ważny interes publiczny”.

7. ZAIKS

Trudno wyobrazić sobie brak muzyki w kawiarni, ale za jej odtwarzanie trzeba koniecznie uiszczać stosowne opłaty. Jest ich wiele, bo w Polsce jest kilka stowarzyszeń, które mają prawo ich oczekiwać. Jest to: Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS), reprezentujący twórców, Związek Producentów Audio Video (ZPAV), czy Związek Artystów Wykonawców (Stoart).

8. Reklama

Otwarcie kawiarni trzeba koniecznie poprzedzić akcją informacyjną, która powinna się zacząć minimum miesiąc przed inauguracją. Strona internetowa, strona na Facebooku i na Instagramie, spoty reklamowe w radio, akcja ulotkowa lub reklama w lokalnej prasie – to podstawowe działania, które trzeba koniecznie uwzględnić w budżecie. Goście muszą się dowiedzieć o otwarciu i na nie oczekiwać. I jeszcze przed uroczystym rozpoczęciem działalności warto przygotować plan marketingowy na kolejne pół roku pracy. Później może nie być na to czasu…